Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

Penanganan surat adalah kegiatan pemrosesan surat yang dimulai dengan penerimaan surat masuk, kemudian penyelesaiannya sampai surat tersebut disimpan.
Penanganan surat dapat dilakukan dengan 2 (dua) sistem, yaitu:
1. Sistem buku Agenda, yaitu sistem pengurusan surat dimana surat masuk dan surat keluar di catat ke dalam buku-buku. Dalam penanganan surat dengan sistem ini, setiap surat masuk dan surat keluar harus tercatat ke dalam buku agenda. Kemudian setiap pendistribusian surat, terlebih dahulu harus dicatat ke dalam buku ekspedisi.
2. Sistem Pola Baru/Modern, atau sistem kartu kendali. yaitu sistem pengurusan surat dimana surat masuk dan surat keluar di catat ke dalam kartu-kartu.
3. Sistem Takah

Ada beberapa langkah penanganan surat masuk system buku agenda, diantaranya sebagai berikut

1. Penerimaan
Semua surat masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau
petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar atau tidak.Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar untuk organisasi yang bersangkutan.
Tugas penerima surat yaitu:
a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
b. Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat
c. Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.
d. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima


2. Penyortiran
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat masuk dapat dikelompokkan dalam tiga macam :
1) Surat pribadi
2) Surat dinas
3) Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus dikembalikan karena salah alamat.

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :

a. Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b. Macamnya
Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

c. Klasifikasinya
Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).

d. Kualifikasinya
Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).

e. Urgensinya
Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.


3. Pencatatan surat
Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti
tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada.
Disini tidak semua surat boleh dibuka, ada beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas dan hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak untuk membuka surat-surat tersebut. Surat-surat tersebut adalah surat rahasia dan surat pribadi.
Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat dilihat dari amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan dibubuhi tulisan RAHASIA atau RHS. Sedangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan, tetapi hanya namanya saja.
Kemudian membubuhkan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat. Setelah surat distempel agenda serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan pada buku agenda surat masuk.

4. Pengarahan surat
Surat yang sudah diagendakan kemudian dilampiri lembar disposisi, setelah itu, surat masuk berikut lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembar disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.Surat yang telah memperoleh instruksi kemudian diteruskan kepada unit pengolah untuk diproses.

5. Penyampaian surat
Aktifitas disini adalah menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju. Untuk mendistribusikan surat kepada bagian-bagian yang ada pada suatu organisasi, biasanya ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi Intern. Buku ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman atau pendistribusian surat. Data yang tercatat disini lebih sedikit dari buku agenda, yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat, dan paraf penerima.
Apabila pendistribusian surat masih di lingkungan intern perusahaan/kantor cukup dicatat pada Buku Ekspedisi Intern, dan untuk pendistribusian surat ke luar lingkungan perusahaan, maka harus dicatat dalam Buku Ekspedisi Ekstern.


6. Penyimpanan surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian TU untuk disimpan/diarsip dengan menggunakan metode pengarsipan yang digunakan dikantor tersebut.


Kesimpulan
Jadi setiap instansi/organisasi mempunyai tatacara penanganan surat tersendiri. Penggunaan buku agenda umumnya dilakukan oleh instansi yang belum menerapkan tata kearsipan pola baru dalam pencatatan surat.

0 komentar:

Poskan Komentar